Если ваш домашний офис завален бумагами, перевод документов в цифровой формат — не такая уж сложная задача, как вам могло показаться. Вам не нужен большой планшетный сканер или дорогостоящее программное обеспечение: всё, что вам нужно, — это смартфон и Google Drive для Android или iOS.
Как оцифровать документы
1. Загрузите Google Drive.
2. Наведите камеру телефона на документ — и вы сможете превратить его в PDF-файл, который можно безопасно хранить в облаке.
3. Очистите свои бумажные папки и, возможно, даже целые шкафы для хранения документов, чтобы освободить физическое пространство.
Существуют и другие приложения, которые могут это сделать, включая Dropbox и приложение Apple Notes, но здесь мы сосредоточимся на Google Drive. Он доступен в интернете и для каждого телефона и планшета (и предустановлен на большинстве устройств Android), он хорошо сочетается с другими приложениями и сервисами Google и включает в себя множество полезных инструментов для управления файлами.
Сканирование документов на Android
Всё, что вам нужно сделать, — это установить Google Drive на свой телефон, подготовить документы и найти ровную поверхность для их сканирования. Google Drive может в некоторой степени компенсировать документы, отсканированные под углом или при разном освещении, но для достижения наилучших результатов вам нужно чистое, ровное и хорошо освещённое пространство.
Откройте Google Drive на Android, и вы увидите кнопку «+» (плюс) в правом нижнем углу: нажмите на неё и выберите «Сканировать», чтобы начать. В Google Drive для iOS вы также увидите кнопку «B» (плюс), но затем вам нужно выбрать «Сканировать документ». Затем вы увидите, что камера вашего устройства активирована, и появится основной интерфейс сканирования.
Процесс сканирования работает несколько иначе в зависимости от вашего устройства. На Android автосканирование должно быть включено по умолчанию: просто наведите камеру телефона на документ, и он должен быть распознан и отсканирован. Продолжайте сканировать дополнительные страницы по мере необходимости, затем нажмите стрелку вправо (внизу справа). Нажмите основную кнопку затвора в центре, чтобы включить или выключить автосканирование, и значок изображения слева, чтобы выбрать страницу из галереи вашего телефона.
Если вы используете iOS, автосканирование также должно быть включено, так что просто наведите камеру телефона на страницу, чтобы она была распознана и зафиксирована — нажмите кнопку «Auto» (авто) (вверху справа), чтобы изменить её на «Manual» (ручной), где вам нужно нажимать кнопку затвора каждый раз (нажмите кнопку ещё раз, чтобы вернуться в режим «Auto»). Продолжайте сканировать страницы таким же образом, пока не будете готовы сохранить весь документ, затем нажмите «Сохранить».
Следующий экран, который вы увидите, также зависит от платформы. В iOS вы можете просто выбрать имя файла и папку в Google Drive, тогда как на Android вы можете применить несколько улучшений или фильтров к своим страницам, повторно захватить отдельные страницы при необходимости, а также обрезать или повернуть страницы — а затем нажать «Далее», чтобы выбрать имя файла и папку.
Управление документами
После того как вы отсканировали свои страницы, выберите имя файла, выберите папку Google Drive и нажмите кнопку «Загрузить», и вы обнаружите, что документ перенесён в облачное хранилище. Это означает, что он доступен через Google Drive на любом телефоне или планшете, на котором вы вошли в систему, и через Google Drive в интернете.
В Google Drive есть различные способы управления файлами, которые проще всего сделать через веб-интерфейс. Щёлкните правой кнопкой мыши по документу, и вы сможете найти параметры для его загрузки, переименования, копирования, а также для его совместного использования с другими людьми. Выберите «Организовать» в этом подменю, и вы сможете поместить файл в определённую папку.
Все документы, которые вы сканируете с помощью мобильного приложения Google Drive, будут сохранены в виде PDF-файлов. Эти типы файлов можно искать в Google Drive: введите запрос в поле поиска, и в результатах вы увидите PDF-файлы с указанным текстом.
Дважды щёлкните по отсканированному PDF-файлу на веб-странице, и он откроется в полноэкранном режиме. В этом интерфейсе вы можете распечатать или загрузить файл, а также выбрать «Открыть с помощью Google Docs». Это означает, что Google Drive попытается преобразовать PDF-файл в редактируемый документ, максимально сохранив шрифты и расположение. Затем вы можете редактировать и работать с этим онлайн-файлом, не затрагивая исходный PDF-файл.
PDF-файлы не занимают много места в облаке, но Google предоставляет вам только 15 ГБ бесплатно для Gmail, Google Photos и Google Drive. Если вам нужно больше места для хранения оцифрованных документов, вам необходимо подписаться на план Google One: цена начинается с 2 долларов в месяц за дополнительные 100 ГБ места.
Статья «Избавьтесь от бумажного беспорядка на рабочем столе» впервые появилась на сайте Popular Science.