Ограничение объёма незавершённой работы — это практика, которую используют бесчисленные гибкие команды. Это наиболее эффективный инструмент, который поможет вашей команде сосредоточиться и значительно повысить скорость выполнения задач. Однако на начальном этапе может быть сложно определить, как установить лимиты WIP для каждой колонки вашей канбан-доски.
К сожалению, не существует универсальной формулы, которая поможет вам установить лимит количества работ, разрешённых к выполнению в каждой колонке одновременно. Скорее всего, ваш первоначальный лимит для каждой колонки будет неточным. Лучше всего сделать обоснованное предположение. Самое важное в этом процессе — начать с приблизительной цифры и корректировать её со временем.
Сегодня я хотел бы дать вам несколько практических советов, которые помогут вам двигаться в правильном направлении.
Колонки представляют собой этапы вашего рабочего процесса
Давайте начнём с основ. Ваш рабочий процесс представляет собой процесс обнаружения знаний и состоит из этапов. Колонки на вашей канбан-доске представляют эти этапы. Ваши колонки — это не контейнеры для специальностей, отделов или рабочих сред. Они показывают, как члены команды сотрудничают друг с другом для выполнения работы.
Итак, когда мы устанавливаем лимиты WIP для каждой колонки, мы ограничиваем количество элементов работы для каждого этапа. Разные люди могут занимать доступные слоты на каждом этапе. Всегда помните, что в Канбане мы управляем работой, а не работниками. В Канбане мы позволяем работникам самоорганизовываться вокруг работы.
Позвольте вашей команде установить свои лимиты WIP
Давайте рассмотрим подход к установлению лимитов WIP, который даст вам прочную отправную точку.
Прежде всего, именно команда должна определять лимит количества работы, которую она выполняет, исходя из своего понимания своих возможностей. Не поддавайтесь искушению диктовать команде лимиты WIP. Вместо этого спросите их. Если члены команды сами устанавливают свои лимиты WIP, у них не будет причин их нарушать.
Соберите всю команду и обсудите этапы, над которыми они работают. Поинтересуйтесь у каждого: «Какое количество задач вы можете выполнять одновременно, чтобы при этом оставаться довольными?» Для технических специалистов это число будет намного ниже — оно может быть равно 1 или 2, — а для более творческих людей это число может быть выше.
Во время этого разговора вы узнаете больше о своей команде и о том, как она работает. Хотя цель состоит в том, чтобы люди делали меньше одновременно, это не должно происходить за счёт счастья команды. Подумайте, что такое «счастливое место» для вашей команды.
Учитывайте все точки зрения
Хотя количество людей играет роль, мы хотим управлять самой работой. Когда вы будете подсчитывать, учитывайте количество людей на каждом этапе и объём работы, который, по их словам, они могут выполнить.
Могут быть люди, работающие в нескольких колонках. Допустим, у вас есть колонка «Разработка» и колонка «Код-ревью», и разработчик может работать в обеих колонках. Если это так, разделите лимит WIP этого инженера между колонками. Например, если его оптимальное количество задач — 2, установите лимит WIP равный 1 для обеих колонок: «Разработка» и «Код-ревью».
Убедитесь, что вы снижаете лимиты WIP для каждого этапа до такой степени, чтобы увеличить поток и положительно повлиять на качество, сохраняя при этом мотивацию и вовлечённость членов вашей команды.
Можно корректировать лимиты WIP
Меня можно часто спросить: «Можно ли изменить установленные нами первоначальные лимиты WIP после их установки?» — Конечно. Вы можете менять свои лимиты WIP так часто, как вам нужно. Но не делайте этого ежедневно, иначе они потеряют свою ценность.
Более важный вопрос здесь: «Как часто мы должны менять наши лимиты WIP?» Ответ зависит от того, насколько обоснована мотивация.
Если вы увеличиваете лимиты WIP из-за высокого спроса, это в конечном итоге замедлит вас. Согласно закону Литтла, с увеличением WIP время цикла также увеличится. Поэтому, когда вы думаете об изменении своих лимитов WIP, всегда убедитесь, что спрос по-прежнему соответствует возможностям вашей команды.
Вероятно, имеет смысл изменить ваши ограничения, если ваши обстоятельства изменились. Если у вас есть член команды, который находится в отпуске в течение длительного периода времени (скажем, несколько недель), если вы вовлекаете нового члена или теряете члена команды, вам, вероятно, следует рассмотреть возможность изменения ваших лимитов WIP.
И ни в коем случае не увеличивайте свои лимиты WIP только потому, что люди на определённых этапах работают быстрее, чем другие. Независимо от того, насколько эффективны некоторые работники, в конце концов, они всё равно могут обрабатывать только одну вещь за раз.
Если вы хотите узнать больше о том, как эффективно управлять своей работой и разработать последовательный предсказуемый рабочий процесс, я буду рад приветствовать вас в нашей программе «Устойчивая предсказуемость».
Начните с одного места и некоторое время сохраняйте свои ограничения неизменными. Так вы сможете понять, улучшило ли ваше предположение производительность.
Наблюдайте, как тенденции ваших метрик потока формируются со временем, и продолжайте экспериментировать. Пока ваше время цикла сокращается, ваша пропускная способность увеличивается, а ваши коллеги чувствуют себя мотивированными и счастливыми, вы всё делаете правильно!
На этом всё. Увидимся на следующей неделе, в то же время и в том же месте, чтобы узнать больше об управлении. 👋
1. Какие практические советы даёт автор для установления лимитов WIP на начальном этапе работы с канбан-доской?
Автор предлагает несколько практических советов для установления лимитов WIP на начальном этапе работы с канбан-доской. Во-первых, важно начать с приблизительной цифры и корректировать её со временем. Во-вторых, команда должна самостоятельно определять лимит количества работы, которую она выполняет, исходя из своего понимания своих возможностей. В-третьих, необходимо учитывать количество людей на каждом этапе и объём работы, который, по их словам, они могут выполнить.
2. Почему важно позволять команде устанавливать свои лимиты WIP?
Важно позволять команде устанавливать свои лимиты WIP, потому что это способствует более эффективному и мотивированному выполнению работы. Когда команда сама определяет лимиты, у неё меньше причин их нарушать. Это также помогает лучше понять, как команда работает, и найти «счастливое место» для каждого члена команды.
3. Как учитывать все точки зрения при установлении лимитов WIP?
При установлении лимитов WIP необходимо учитывать количество людей на каждом этапе, объём работы, который они могут выполнить, и их способность работать в нескольких колонках. Например, если разработчик может работать в колонках «Разработка» и «Код-ревью», лимит WIP для него должен быть разделён между этими колонками. Это помогает оптимизировать поток работы и улучшить качество выполнения задач.
4. Как часто можно корректировать лимиты WIP?
Автор рекомендует корректировать лимиты WIP не ежедневно, чтобы они не потеряли свою ценность. Вместо этого следует изменять лимиты WIP только тогда, когда это действительно необходимо, например, при изменении обстоятельств или спроса. Это помогает поддерживать баланс между производительностью и мотивацией команды.
5. Какие факторы могут повлиять на необходимость изменения лимитов WIP?
На необходимость изменения лимитов WIP могут повлиять такие факторы, как отпуск или отсутствие членов команды, вовлечение новых членов или изменение спроса. Также не следует увеличивать лимиты WIP только потому, что некоторые работники работают быстрее других. Независимо от эффективности работников, они всё равно могут обрабатывать только одну вещь за раз.